Praktiker sagen: Wer seine Buchführung im Griff hat, hat auch sein Unternehmen im Griff. Probleme im Unternehmen und „schlampige“ Buchführung gehen meist Hand in Hand. Eine ordentliche Buchführung informiert über die Ertragslage und die finanzielle Situation eines Unternehmens. Sie ist Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Das betriebliche Rechnungswesen zeichnet lückenlos alle Geschäftsvorfälle auf und liefert so – im Idealfall – ein exaktes Abbild aller betrieblichen Abläufe. Zum betrieblichen Rechnungswesen gehören:

- Buchführung (Buchhaltung):
   Welche Einnahmen und Ausgaben haben wir im Unternehmen?

- Kostenrechnung (Betriebsbuchhaltung):
   Wirtschaftet z.B. der Bereich Softwareentwicklung kostendeckend?

- Betriebliche Statistik oder Informationssystem:
   Beispiel: Welche Umsatzanteile hatten die wichtigsten Kunden in

   den vergangenen drei Jahren?

- Unternehmensplanung:
   Wie entwickelt sich unser Finanzergebnis in den kommenden zwölf Monaten?

1. Der Blick nach innen: Info-Pool für Unternehmer

Das betriebliche Rechnungswesen ist die wichtigste Informationsquelle für den Unternehmer über die Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätssituation des Unternehmens. Diese Informationen sind die Grundlage für die tägliche Planungs- und Entscheidungsarbeit, für die Preiskalkulation, die Planung des Angebotssortiments und um zu ermitteln, ob das Unternehmen unter dem Strich Gewinn gemacht hat oder nicht. Wichtiger Bestandteil des Rechnungswesens ist die Buchführung. Sie liefert das Zahlenfundament für alle anderen Teile des betrieblichen Rechnungswesens.

Dabei sollten diese Zahlen möglichst aktuell sein:

- Art und Höhe der Forderungen und Verbindlichkeiten

  (Zeitraum: aktueller Monat),

- Geschäftsentwicklung (Zeitraum: aktueller Monat, aktuelles Quartal sowie

   gleicher Monat im Vorjahr)

Mit den Informationen über die Geschäftsentwicklung lassen sich dann z.B. folgende Fragen des Rechnungswesens beantworten:

- Wie hoch sind die Umsatzerlöse bezogen auf die genannten Zeiträume?

- Haben die Einnahmen die Ausgaben gedeckt?

- Mit welchen Kunden wurden welche Umsätze erreicht?

- Welche Ausgaben sind in den Teilperioden angefallen?

- Wie ist die Liquidität des Unternehmens?

- Wie wird sie sich entwickeln?

- Für welche Ausgangsrechnungen ist noch kein Zahlungseingang zu

  verzeichnen (offene Posten)?

2. Der Blick nach außen: Finanzamt, Kreditinstitute

Banken oder Sparkassen werden einem Unternehmen nur dann Kredite gewähren, wenn das Unternehmen kreditwürdig ist. Dies lässt sich im Wesentlichen aus den Zahlen der Buchführung ablesen. Die Buchführung ist vor allem auch aus steuerrechtlichen Gründen, also für das Finanzamt erforderlich: Aus den hier verbuchten Ausgaben und Einnahmen werden die Steuern für das Unternehmen berechnet: u. a. Umsatzsteuer (bei Umsatzsteuerpflicht), Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer und Einkommensteuer. Daten aus der Buchhaltung müssen daher stets nachprüfbar sein. Das bedeutet: Jede eingetragene Ein- oder Auszahlung muss mit Belegen (Rechnungen, Quittungen) nachgewiesen werden können. Buchungen und Belege müssen zu folgenden Zwecken ausgewertet werden:

- Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen für alle umsatzsteuerpflichtigen

   Unternehmen,

- Einnahmen- und Ausgabenrechnung: Ermittlung von Gewinn oder Verlust

   bei der einfachen Buchführung,

- Gewinn- und Verlustrechnung: Ermittlung von Gewinn oder Verlust bei

   der doppelten Buchführung,

- Bilanz: Ermittlung des Vermögens und der Schulden bei der

  doppelten Buchführung

3. Buchführungspflicht

Eine Reihe von Unternehmern unterliegt der gesetzlichen Buchführungspflicht (nach HGB bzw. Steuerrecht). Sie müssen eine komplette doppelte Buchführung samt Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung vorweisen.

Das betrifft

- alle Kaufleute

- Nicht-Kaufleute mit Umsätzen von mehr als 350.000 € im Kalenderjahr oder 
  Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 30.000 € im Wirtschaftsjahr,

- Personengesellschaften wie z.B. Kommanditgesellschaft, offene

  Handelsgesellschaft,

- Kapitalgesellschaften (GmbH und AG) - Sie gelten immer als Kaufleute.

Nicht buchführungspflichtig sind
- alle anderen Nicht-Kaufleute,
- alle anderen Betriebe der Land- und Forstwirtschaft,
- Freiberufler

Praxis-Tipps (für kleine Unternehmen)

- Buchführungs-Kurs besuchen (z.B. bei IHK, HWK),
- Kassenbuch für einfache Buchführung besorgen (im Schreibwarenhandel erhältlich) oder
- Kassenbuch-Software besorgen (Steuerberater fragen),
- alle Rechnungsbelege sammeln,
- Ordner für Kunden-Rechnungen anlegen (Rechnungsausgangsbuch),
- Ordner für Lieferanten-Rechnungen anlegen (Rechnungseingangsgangsbuch),
- unbezahlte Rechnungen kennzeichnen oder gesondert sammeln,
- Beträge z.B. im Kassenbuch übersichtlich in Rubriken (Konten) eintragen,
- Einnahmen/Ausgaben vollständig erfassen,
- Einnahmen/Ausgaben richtigem Konto zuordnen,
- Einnahmen/Ausgaben für bestimmte Zeiträume rechtzeitig erfassen

  (vor allem für die monatliche oder quartalsmäßige Umsatzsteuervoranmeldung),
- Einnahmen/Ausgaben nachprüfbar erfassen: z. B. durchnummerierte

   Rechnungen, Quittungen (keine Buchung ohne Beleg)

Verletzung der Buchführungspflicht

Wer seiner Buchführungspflicht nicht nachkommt (z. B. durch verspätete oder fehlende Buchungen, fehlende Belege usw.), wird zwar nicht unmittelbar bestraft. Er muss aber (wie jeder Unternehmer, der seine Buchführung schleifen lässt) mit erhöhten finanziellen Belastungen rechnen: z. B. durch hohe Steuerschätzungen des Finanzamts, dem konkrete Zahlen zur Steuerfestsetzung fehlen sowie Säumniszuschläge und ggf. Steuernachzahlungen plus Zinsen.
Aber: Unternehmer, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen, sollten dies deshalb nicht auf die leichte Schulter nehmen.

Prüfpflicht

Mittlere und große Kapitalgesellschaften müssen außerdem ihre Buchführung (und auch die Jahresabschlüsse etc.) jährlich durch einen Wirtschaftsprüfer kontrollieren lassen. Dies ist in der Regel mit nicht unerheblichen Kosten verbunden. Diese Prüfpflicht besteht für alle Unternehmen (HGB § 316), die mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllen (HGB § 267):

- Bilanzsumme größer als 4,01 Mio. €,Umsatz höher als 8,03 Mio. €,mehr als 50 ArbeitnehmerPublizitätspflicht
Sie gilt für alle Kapitalgesellschaften. Dabei wird auch hier zwischen kleinen und mittleren bzw. großen Gesellschaften unterschieden. Dafür gelten dieselben Kriterien wie für die Prüfpflicht.

Buchführungskursus oder Steuerberater

Wie Buchungen für einzelne Konten richtig ausgeführt werden, ist nicht leicht zu verstehen. Gründer und Jungunternehmer, die die einfache, vor allem aber die doppelte Buchführung selbst erledigen wollen, sollten daher unbedingt einen Buchführungskursus belegen (z. B. bei der zuständigen Kammer). Mit der Buchführung kann man aber auch einen Steuerberater oder
ein Buchführungsbüro beauftragen.
Aber: Verantwortlich bleibt der Unternehmer. Deshalb ist es wichtig, dass man die Pflichten und Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung kennt.

Buchführung und Konten

Sowohl in der einfachen als auch in der doppelten Buchführung werden üblicherweise alle Geschäftsvorgänge in Konten (= Rubriken für bestimmte Vorgänge, z. B. Mietzahlungen, Wareneinkäufe) festgehalten. Auf diese Weise gibt es viele verschiedene Konten nebeneinander, die in einem Kontenplan zusammengefasst sind. Jedes Konto wird jeweils chronologisch geführt. Welche Konten man in seiner Buchhaltung anlegen sollte, ist dabei je nach Branche verschieden und hängt von den Besonderheiten jedes Unternehmens ab.

Für die einzelnen Branchen gibt es Kontenrahmen Dies sind Muster für einen Kontenplan. Diese Kontenrahmen sind für viele, vor allem kleine Unternehmen meist zu umfangreich. Sie helfen aber dabei, sich einen eigenen, für das Unternehmen genau passenden Kontenplan zu schaffen. Diese Kontenrahmen sind bei Kammern, Verbänden oder auch beim Steuerberater erhältlich. Jeder Kontenrahmen (und der daraus gefertigte Kontenplan) besteht aus acht Klassen. In einer Klasse sind ähnliche Konten (z. B. Wareneinkaufskonten) zusammengefasst.

Die Buchführung kann mittels solcher Kontenpläne manuell in einem gebundenen Journal, auf losen Kontenblättern oder - wie heute üblich - mittels Computer und entsprechender Software bewältigt werden.

Einfache Buchführung

Für wen?
Die einfache Buchführung ist nur für kleine Betriebe mit einfachen und leicht überschaubaren Geschäftsprozessen empfehlenswert (z.B. Freiberufler, Einzel-Unternehmen mit einem Angestellten). Die Regelung betrifft Unternehmen, die einen guten Überblick über die Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätssituation haben. Die einfache Buchführung ist dabei allerdings nur für Unternehmen zulässig, die nicht buchführungspflichtig sind.

Wie ausfüllen?

Bei der einfachen Buchführung werden Konten (Rubriken) für gängige Geschäftsvorgänge eingerichtet: Kauf von Büromaterialien, Mietzahlungen, Telefongebühren etc. Innerhalb der einzelnen Konten werden die Einnahmen bzw. Ausgaben in zeitlicher Reihenfolge erfasst. Außerdem werden die Buchungen (Ein- und Ausgänge) von Kasse (Bargeld) und Bankkonten festgehalten.

Achtung:
Nicht erfasst werden hier Angaben über das Betriebsvermögen (z. B. Maschinen, Material, bestehende Forderungen, Bankguthaben etc.) bzw. die Schulden (Darlehen, Verbindlichkeiten etc.) des Unternehmens. Das vollständige Betriebsvermögen lässt sich nur durch eine Inventur feststellen. Nicht berücksichtigt bleiben außerdem die Anschaffungskosten teurer und über mehrere Jahre genutzter und abzuschreibender Anlagegüter (z. B. Firmenwagen). Diese Wirtschaftsgüter werden steuerrechtlich nur mit ihrem jeweiligen Abschreibungsvolumen als Betriebsausgabe erfasst. Hierfür muss eine spezielle Übersicht erstellt werden. Bei Nutzern der einfachen Buchführung sollte daher der Steuerberater den Überblick über Vermögen, Schulden und Abschreibungen sicherstellen.

Auswertung
Die einfache Buchführung wird durch eine so genannte Einnahmen-Überschussrechnung ausgewertet: also durch eine Gegenüberstellung der betrieblichen Einnahmen und Ausgaben. Sind die Einnahmen höher als die Ausgaben, so handelt es sich hierbei um einen Unternehmensgewinn. Für die Einnahmen-Überschussrechnung müssen Sie einen amtlichen Vordruck verwenden.

Doppelte Buchführung

Für wen?
Die doppelte Buchführung ist für alle Betriebe mit differenzierten und nicht ganz leicht überschaubaren Geschäftsprozessen empfehlenswert. Für bestimmte Unternehmen ist sie darüber hinaus Pflicht.

Wie ausfüllen?
Auch bei der doppelten Buchführung müssen Sie Konten für gängige Geschäftsvorgänge einrichten. Die doppelte Buchführung hat ihren Namen daher, dass nun jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Buchführungskonten verbucht wird. Wird eine Lieferantenrechnung per Banküberweisung bezahlt, so wird dies sowohl im Konto für "Wareneinkäufe" als auch im Konto "Bank" festgehalten (Gegenbuchung).

Jedes Konto verfügt dabei über eine Soll- und Habenseite. Hier werden Einnahmen und Ausgaben erfasst. Wie Buchungen für einzelne Konten richtig ausgeführt werden, ist nicht leicht zu verstehen. Gründer und Jungunternehmer, die die doppelte Buchführung selbst erledigen wollen, sollten daher unbedingt einen Buchführungskursus belegen (z. B. bei der zuständigen Kammer). Alternative: die Anstellung einer Fachkraft (ggf. gemeinsam mit anderen Unternehmen), die Übertragung der Buchführung auf einen Steuerberater oder ein Buchführungsbüro.

Auswertung
Die doppelte Buchführung erlaubt jederzeit einen Überblick z. B. über den Stand der Verbindlichkeiten, über offene Kundenrechnungen und die Liquidität des Unternehmens. Dazu kommt: Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss zum Ende jedes Geschäftsjahres einen Jahresabschluss machen. Dazu gehören eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie eine Bilanz . Beide werden in der Regel vom Steuerberater angefertigt.

GuV
Die GuV errechnet das Ergebnis der Unternehmensaktivitäten durch eine Gegenüberstellung aller Umsatzerlöse, der Bestandsveränderungen und der Aufwendungen, die diese Erlöse mindern. Übersteigen die Erlöse die Aufwendungen, so handelt es sich hierbei um einen Unternehmensgewinn.
Die Bilanz zeigt, wie sich das Unternehmensvermögen und die Schulden im Geschäftsjahr entwickelt haben.

Quelle: GründerZeiten – Informationen zur Existenzgründung und –sicherung, 
            Nr. 38, aktualisierte Ausgabe August 2005.