Die internen Abläufe eures Unternehmens müssen organisiert ablaufen. Die Unternehmensorganisation soll ein zielorientiertes Handlungssystem sein, deren Mitglieder nach dem Prinzip der Arbeitsteilung eine gemeinsame Aufgabe verfolgen.

Dieses Prinzip ist selbst bei unseren Vorfahren beobachtet worden. Die weiblichen Urmenschen zogen die Kinder auf, die männlichen Urmenschen gingen für die Sippe auf die Jagd. Somit macht in einer Sippe jeder das, was er am besten konnte.

Klare Strukturen, denen Motivationsüberlegungen und Koordinationsüberlegungen zu Grunde liegen, kennzeichnen also seit je her eine Organisation.

In eine Unternehmung übertragen bedeutet das eine Trennung in eine Aufbauorganisation und eine Ablauforganisation.

• Die Aufbauorganisation beschreibt den grundlegenden hierarchischen Stellenaufbau, die Beziehungen innerhalb einer Organisation sowie die Aufgabenverteilung und Weisungsrechte. (Wer hat welche Aufgaben und Entscheidungsbefugnisse?)

• Die Ablauforganisation hingegen erklärt die Kombination einzelner Arbeitsschritte zu komplexen Prozessen sowie die prozessinterne und prozessübergreifende Harmonisierung in zeitlicher und räumlicher Hinsicht. ("In welcher Abfolge wird wie etwas gemacht?")

In einer Sippe von Urmenschen heißt das, dass die männlichen Vertreter für die Anschaffung von Fleisch zuständig waren und die weiblichen Urmenschen für die Auf- und Zubereitung.

Ziele einer Organisation sind somit ausgerichtet auf eine effiziente Ressourcennutzung und eine gute Informationsversorgung. Weiterhin steht die Motivation und Zufriedenheit, also ein „Wohlfühl-Gefühl“, für alle Organisationsmitglieder im Vordergrund. Jeder bringt sich mit dem ein, was er am besten kann. Durch feste Regeln in der Koordination wird Konfliktpotential gesenkt. Schlussendlich werden durch eine gezielte Koordination innerhalb der Organisation die Schnittstellen und Prozessabläufe optimiert.

Die Aufbauorganisation einer Unternehmung kann man in die Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese unterteilen.

Bei der Aufgabenanalyse wird die Gesamtaufgabe, beim Urmenschen z.B. die Ernährung, nach gewissen Kriterien, wie der Verrichtung, dem Objekt, dem Rang, Arbeitsmittel, der Phase und Zweckbeziehung untergliedert. Nach der Verrichtung untergliedern bedeutet eine Aufspaltung der einzelnen Tätigkeiten, die für die Erstellung einer betrieblichen Leistung nötig sind, zu vollziehen. Bei unseren Vorfahren bedeutet dies die Aufgliederung der Nahrungserzeugung in Beschaffung des Fleisches und Zubereitung.

• Das Kriterium Objekt umfasst die Aufgliederung z.B. nach Zwischen- und Endprodukten, die im Laufe oder am Ende des Verrichtungsprozesses stehen. Im Beispiel kann so etwa die Keule des Urvogels als Zwischenprodukt zur endgültigen Mahlzeit betrachtet werden, das Fell und die Knochen des Gnus als Endprodukt zum Kälteschutz bzw. die Knochen als Waffen.
• Der Rang unterscheidet in entscheidende oder ausführende Tätigkeiten. So gibt es bei unseren Urmenschen einen Späher, der auf dem Baum sitzt und potentielle Jagdopfer sucht, als Entscheider. Sein Kollege unten auf dem Boden empfängt ein Kommando und stürzt sich auf die Beute. Er führt also eine Tätigkeit aus.
• Das nächste Kriterium bilden die Arbeitsmittel, die dazu nötig sind, um etwas zu erzeugen, z.B. der Faustkeil für die Zerteilung von Fell für die Herstellung von Kleidung.
• Welche Tätigkeiten der Gesamtaufgabe welchen betrieblichen Phasen (Planung, Durchführung, Kontrolle) zuzuordnen sind, ist Bestandteil der Überlegungen zur Aufgliederung nach der Phase.
• Bei der Aufspaltung nach der Zweckbeziehung wird in Primär- und Sekundäraufgaben unterschieden. Primäraufgaben leiten sich aus den marktbedingten Aufgaben ab (also extern bedingt), Sekundäraufgaben dagegen werden endogen ausgelöst (intern bedingt). Marktbedingte Aufgaben im Urzeitalter waren z.B. die Herstellung stabilerer Speere, da die Gnus im Zeitablauf widerstandsfähiger wurden. Sekundäraufgaben hingegen können durch Prozesse oder Vorfälle in der Sippe selbst erzeugt werden, wenn z.B. neuer Nachwuchs erwartet wird und dadurch der Bedarf an Fellen steigt.

Die Aufgabensynthese umfasst das Problem der Vereinigung analytischer Teilaufgaben zu aufgaben- und arbeitsteiligen Einheiten, die in ihrer Verknüpfung die organisatorische Aufbaustruktur des Betriebs entstehen lassen. In der Sippe heißt das z.B. den Aufbau in Fleischbeschaffung, Nahrungszubereitung und Werkzeugherstellung. Bei der Aufgabenanalyse wird in zwei Schritten vorgegangen.

• Im ersten Schritt werden Stellen gebildet. Es werden dabei Teilaufgaben zusammengefasst, die Stellenbezeichnung festgelegt, die Stelle in die Struktur eingegliedert und Verantwortungen sowie Kompetenzen zugeordnet. Ergebnis eines Systems gebildeter Stellen ist die Betriebsgliederung. Die männlichen Urzeitgenossen können dann eine Stelle im Jagdteam mit „Späher“ bezeichnen.

• Der zweite Schritt stellt die Aufgabenzuordnung dar. Sie umfasst die Auswahl der für die gebildeten Stellen geeigneten Mitarbeiter. Beispielsweise wird in dem Jagdteam kein Kurzsichtiger als Späher eingesetzt werden. Ein Aufgabenplan umfasst dann die einzelnen Tätigkeiten, die der Stelleninhaber zu erfüllen hat.

Die Arbeitsanalyse als Teil der Gestaltung der Ablauforganisation befasst sich mit der Zerlegung der Arbeitsabläufe. Auch hierbei können die bereits bei der Aufgabenanalyse genannten und verwendeten Klassifikationsprinzipien Verrichtung, Objekt, Rang, Phase und Zweckbeziehung zur Aufgliederung herangezogen werden. Es entstehen dabei so genannte Arbeitsteile. Der Späher muss auf den Baum klettern, beobachten und ein Kommando geben, seine Arbeit gliedert sich also in mindestens drei Arbeitsteile.

Die Arbeitssynthese fasst die zerlegten Arbeitsabläufe, analog zur Aufgabensynthese, für eine Stelle handhabbar wieder zusammen. Dabei soll eine Optimierung der Durchlaufzeiten der Arbeitsobjekte durch den Produktionsprozess erreicht werden. Dies soll durch eine bestmögliche Arbeitsverteilung, eine optimale Arbeitsvereinigung und eine am kürzesten Weg orientierte Raumgestaltung in die Tat umgesetzt werden. Damit muss sich also ein Späher dadurch auszeichnen, dass er gut sehen und richtige Kommandos geben kann.

Aufbauorganisation und Ablauforganisation sind praktisch untrennbar miteinander verbunden.

Organisation in der Unternehmenspraxis

Mitentscheidend für den Erfolg eines Unternehmens ist die „richtige“ Organisation. Sie kostet gerade am Anfang Zeit und Geld, zahlt sich jedoch umso schneller in Euro aus, je besser sie ist. Umgekehrt bedeutet eine mangelhafte Organisation durch mangelhafte Ordnung eine Zunahme der zu erwartenden Probleme. Eine Rückkehr zu geordneten Arbeitsabläufen wird immer schwieriger.

Folgende Dinge sollten gut organisiert werden:

1. Dokumentenablage
2. Persönlicher Arbeitsplatz
3. Arbeitsabläufe und Zeiterfassung (z.B. durch PC und Tischkalender)
4. EDV
5. Kommunikation

Tipps zur Dokumentenablage:

Allgemeine Grundsätze:

- Betriebsinterne und kundenbezogene Unterlagen getrennt ablegen,
- eigene Fächer im Ordner anlegen, die später ggf. zu eigenen Ordnern

   für die einzelnen Bereiche/Vorgänge werden,
- alle Unterlagen sofort ablegen; so wird verhindert, dass sich Berge anhäufen, 
  die dann unter erhöhtem Zeitaufwand abgearbeitet werden müssen,
- Unterlagen chronologisch ordnen, und zwar mit dem jüngsten Datum

  zuoberst (kaufmännische Ablage); so lassen sich Unterlagen schneller

  auffinden und beim Abheften muss nicht der gesamte Ordner

  (bzw. das gesamte Fach) durchgegangen werden,
- Wichtige Terminangelegenheiten (z.B. Ablauf- oder Kündigungsfristen

   für Verträge, wiederkehrende Zahlungen) in einer Terminmappe

   (in ihr sind die wichtigsten Termine des Jahres monats- bzw.

   tageweise abgelegt) in Kopie ablegen

Ordnungsschema für betriebsinterne Unterlagen:
- Finanzamt,
- Firmenunterlagen (Betriebsnummer der Arbeitsagentur, Gewerbeanmeldung, Berufsgenossenschaft, IHK etc.),
- Bank (Kontoauszüge, Kreditunterlagen),
- Versicherungsverträge,
- Verträge Telefon/Kommunikation,
- sonstige Verträge (z.B. Leasing-, Wartungs-, Serviceverträge),
- Ausgangsrechnungen,
- Eingangsrechnungen,
- ggf. Personenunterlagen,
- wiederkehrende Zahlungen oder andere Terminangelegenheiten

Ordnungsschema für kundenbezogene Unterlagen:
- für jeden Kunden ein separates Fach (ggf. später einen eigenen Ordner),
- wichtige Unterlagen (z.B. Angebot, Auftrag, Korrespondenz)

Arbeitsorganisation

Um sich nicht bei der anfallenden Arbeit zu verzetteln, bedarf es eines durchdachten Zeitmanagements.

Zeitverluste entstehen, wenn die Arbeit immer wieder unterbrochen wird. Es tritt der sog. „Sägeblatt-Effekt“ auf:
Wer von seiner Aufgabe auch nur für einen kurzen Moment abgehalten wird, benötigt bis zur erneuten Weiterarbeitet an der gleichen Stelle eine zusätzliche Anlauf- und Einarbeitungszeit.
So gehen bis zu knapp 30 Prozent der Zeit verloren.

Die Zeiterfasssung spielt für den problemlosen betrieblichen Ablauf eine enorm wichtige Rolle. Gründe für Zeit- und Effektivitätsverluste liegen vor allem in mangelhafter Organisation. Die Ungewissheit über den benötigten Zeitaufwand für anstehende Aufgaben führt dazu, dass man keine sinnvolle Reihenfolge bei der Abarbeitung von Arbeitsaufträgen findet. Diese Ungewissheit kann dadurch beseitigt werden, dass man genau aufschreibt, wie viel Zeit einzelne Tätigkeiten in Anspruch nehmen. Zeitverschwendende Vorgänge können so aufgedeckt werden. Auch für die zeitliche und finanzielle Kalkulation von Angeboten und die Überprüfung erledigter Aufträge sowie die Setzung von Prioritäten ist diese Maßnahme eine wichtige Grundlage.

Beispielsweise kann nach folgenden Prioritäten vorgegangen werden:

A - Sofort, heute

B - Innerhalb von 24 Stunden
C - Innerhalb von 4 Arbeitstagen
D - Bei Gelegenheit zwischendurch, 
      maximal innerhalb der nächsten 4 Wochen.

Führen sie genau Statistik über den Beginn und das Ende von Arbeitsvorgängen.
Alle Aufgaben sollten jedoch zur Vermeidung eines „Aufgabenstaus“ möglichst zeitnah erledigt werden.

Zusammenfassend sind folgende allgemeine Grundsätze einer Arbeitsorganisation zu betonen:

- Aufgaben zeitnah erledigen,
- Aufgabenprioritäten setzen (nicht alles auf einmal erledigen wollen),
- eine wöchentliche Zeiteinteilung vornehmen,
- sich Zeit für Schule und Privates nehmen,
- Zeiten erfassen,
- beendete Projekte bzw. Kundenaufträge nachkalkulieren

10 Gründe für eine gute Organisation:

1. Erhöhung der Arbeitsleistung
2. Voraussetzung für Effizienz und Wirtschaftlichkeit
3. Arbeitserleichterung (z.B. Auffindbarkeit von Unterlagen und Dateien)
4. Schafft Raum für wirklich wichtige Dinge (z.B. kein langes Suchen, kein Überlegen
wann, was, wie zu machen ist)
5. Sorgt für transparente und einheitliche Arbeitsabläufe (z.B. wichtig, wenn ein
Mitarbeiter ausfällt)
6. Erleichtert das Einarbeiten neuer Mitarbeiter
7. Erleichtert die Zusammenarbeit im Unternehmen (z.B. weiß jeder, wo Unterlagen zu finden oder Arbeiten zu erledigen sind)
8. Sorgt für ein einheitliches Auftreten des Unternehmens nach außen (z.B. durch Verwendung von einheitlichen Briefvorlagen, Gestaltungsrichtlinien)
9. Klärt wichtige Fragen, die nicht immer wieder neu beantwortet werden müssen (z.B. Urlaubsregelung, Dateiablagen, Vorgehensweisen)
10. Motivation der Mitarbeiter (z.B. durch Vermeidung von Stress)

Quelle: In Anlehnung an Becker, M., Schwarz, V. (2001): Grundlagen der 
            Personalwirtschaft und Organisationsgestaltung, S. 173 ff.
            GründerZeiten – Informationen zur Existenzgründung und –sicherung,

            Nr. 50, November 2005.